Votre prochain voyage en groupe s’approche ? Vous avez toujours cette envie pressante de voyager avec vos proches et vous comptez faire un road-trip en autocar en Europe ? Faire bouger un groupe de personnes, peu importe la destination, n’est jamais une mince affaire. Cela nécessite de l’organisation et de la coopération pour que tout soit fait dans les normes et profiter du voyage.
Pour cela, la solution de la facilité est de réserver un voyage organisé par une agence spécialisée, mais cela vous reviendra plus cher. Si vous voulez tout faire par vous-même, vous devez tout planifier à l’avance ce qui peut démotiver plus d’un. Mais ne laissez jamais le doute s’installer, pensez aux beaux moments que vous allez vivre en groupe, sortez votre bloc-notes, le PC et votre guide de routards et embarquez avec ce petit guide pour planifier votre voyage de groupe en autocar.
Créez une feuille de route collective
Lors d’un voyage de groupe, il n’y a pas pire qu’un moment d’échanges byzantins pour traiter d’une activité à faire, un choix de restaurant, etc. Ça va parler dans tous les sens et vous allez perdre énormément de temps sur vos jours de voyage. Mieux vaut alors une organisation drastique à l’avance où tout sera connu, ou presque, avant la date du départ.
Pour cela, faites régulièrement des réunions de groupe pour décider des plans du road-trip : les destinations, les itinéraires, les grandes activités à faire, le budget, etc. Une fois le plan de route connu, divisez-vous en petites équipes pour répartir les tâches entre vous : réservations, billetterie, renseignements, lieux à visiter, répartition budgétaire, etc.
Votre feuille de route collective est prête, place maintenant au choix de l’autocar par lequel vous allez vous déplacer.
La location d’un bus pour voyage en groupe
Après avoir tracé les grandes lignes de votre road-trip européen, vous devez penser à la location car pour réserver un véhicule adapté à vos besoins de voyage. Il est donc opportun d’obtenir plusieurs devis en provenance de plusieurs transporteurs pour comparer les tarifs et conditions proposés par ces prestataires.
Pour optimiser votre recherche d’autocar, faites attention à un ensemble de paramètres qui influencent drastiquement le prix de location :
- Le trajet : le voyage consiste à vous emmener d’une destination A à une destination B. Le tarif change alors en fonction du nombre d’arrêts à faire, d’un voyage aller-retour ou aller simple, etc.
- Le nombre de passagers : le choix du bus dépend directement de la taille de votre groupe. Transporter 5 ou 30 personnes sont deux choses complètement différentes.
- La distance à parcourir : les chauffeurs sont contraints de respecter des temps de travail et de repos très stricts. Le transporteur peut alors prévoir des relais pour changer de chauffeur pendant votre trajet, ce qui fait grimper la facture.
- Les commodités : vos besoins en équipements spécifiques (TV/DVD, Wifi, espace supplémentaire pour les bagages, etc.) peuvent déterminer le choix de la compagnie de transport et le tarif final du car.
- Le nombre de kilomètres à vide : Plus le point de départ est loin, plus le chauffeur du bus va faire des kilomètres à vide pour vous récupérer.
Créez une cagnotte collective
La gestion budgétaire est souvent source de désaccords infinis pendant un voyage de groupe, en particulier pour les dépenses communes. C’est le cas par exemple lorsque vous payez un Airbnb ou que vous faites des courses.
Pour éviter les conflits inutiles, il vaut mieux créer une cagnotte collective qui sera gérée par une ou deux personnes. Vous pouvez même créer un compte bancaire à cette occasion et vous vous convenez à un plafond de retrait quotidien.
Il est aussi recommandé de créer un tableau qui précise les postes de dépenses communes pour avoir un repère de suivi. Pensez à le faire sur un support accessible pour tout le monde comme Google Drive pour que tout le monde puisse le consulter et le modifier en ligne.
Les précautions à prendre avant un voyage de groupe
Étant emportés par les émotions du départ, certaines choses ô combien importantes peuvent vous échapper en planifiant votre voyage de groupe. Afin de faire tout dans les règles de l’art, veillez donc à :
- Prendre une assurance de groupe : pensez à souscrire à une assurance voyage spéciale groupe pour vous prévenir de tous les imprévus.
- La lecture des contrats de voyage : lisez attentivement les clauses de tout contrat de voyage, notamment lors de la location d’un véhicule ou d’un contrat de voyage auprès d’une agence spécialisée.
- Choisir le meilleur taux de change : si vous partez dans un pays qui a sa propre devise monétaire, il sera opportun de vous renseigner sur les taux de change avant de partir.
- Prendre une carte en papier ou télécharger une application mal hors connexion : cela vous permet d’éviter de vous perdre ou de vous égarer pendant votre exploration d’un nouveau pays.
Tout voyage en groupe est une occasion inestimable de vivre des moments uniques avec vos amis et vos proches. Planifier votre route, choisir la bonne compagnie d’autocar et établir une estimation budgétaire vous aident pour voyager sereinement, mais n’oubliez pas de vous laisser emporter par vos inspirations du moment pour profiter pleinement de votre road-trip. Bon voyage à vous !
