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Comment répondre à un appel d’offre ?

Les appels d’offres se présentent comme des opportunités pour les entreprises, quels que soient leurs activités ou leurs tailles. En effet, il s’agit d’un très bon moyen d’additionner des nouveaux marchés et de développer leur chiffre d’affaires annuel. Donc, comme si les appels d’offres sont si avantageux, il serait dommage d’en priver. Il vaut mieux de bien se renseigner afin de pouvoir répondre à celles-ci.

Comment répondre à un appel d’offre?

Trouver des appels d’offres

On peut faire la recherche sur les sites officiels et sur des journaux spécialisés. Elle peut se faire également sur des plateformes qui offrent un  accompagnement et des solutions pertinentes gratuitement afin de faciliter la recherche. Ils permettent d’automatiser la réponse aux appels d’offres pour une efficacité optimale.

Ce genre de sites recense sur les avis d’appel publics à la concurrence émise par les acheteurs. Les AAPC synthétisent les critères principaux de la demande : objet, géo-localisation du marché, type de procédure, caractéristiques des lots, description d’attribution, deadline de la réponse…

Dans un premier temps, on doit commencer par sélectionner les offres liées à  ses compétences et ses capacités pour lesquelles on estime avoir de véritables chances de réussite. Cependant, cela n’empêche pas de poser sa candidature sur des marchés plus considérables, en cas on se sent associé à d’autres sociétés pour mutualiser vos moyens humains, techniques et financiers.

Analyser le dossier de consultation des entreprises

Le dossier de consultation des entreprises se présente par des documents édités par l’acheteur qui regroupe tous les renseignements nécessaires à comprendre la demande. Il liste également les attentes techniques et administratives liés à l’offre. Généralement, on peut trouver dedans:

  • Le règlement de consultation précisant les règles de la mise en concurrence
  • Le cahier des clauses administratives qui représentent les pénalités de retard, de règles de facturation, de paiement ou de résiliation
  • Le cahier des clauses techniques détaillant les critères détaillés des travaux à effectuer.

Il est alors très important de récupérer et d’analyser le cahier des charges dans l’objectif de suivre ses directives lors de répondre, à raison que le moindre écart pourra être la cause de rejet de l’offre.

Le dossier de consultation des entreprises est normalement disponible anonymement sur la plateforme de l’acquisiteur. Néanmoins, ces plateformes sont variées et exigent l’ouverture d’un compte, ce qui peut facilement devenir contraignant.

Rédiger la réponse à un appel d’offres

Une fois l’offre est bien sélectionnée, on va maintenant rédiger le dossier de candidature. Ce dernier est composé de plusieurs documents, on cite parmi eux :

  • Les formulaires administratifs de déclaration de la candidature
  • La description de la société justifiant son pouvoir à répondre
  • Les justificatifs d’assurances
  • Les formulaires d’acceptation des multiples clauses
  • L’offre de prix et la mémoire technique

Le mémoire technique est distingué d’une grande importance. Il doit être personnalisé pour chacun des appels d’offre. En outre, il faut le constater comme un  papier de vente. En effet, il peut faire la différence même en faisant face à une offre d’un concurrent proposant un meilleur prix. C’est pour ça, on peut s’aider pour gagner plus de chance. En tout cas, il faut bien vérifier le deadline de dépôt dans le but de ne pas être tenu de court.

Déposer le dossier de candidature

En arrivant à cette étape, le dossier de candidature est bouclé dans le temps. Il ne reste que de le faire parvenir au demandeur. D’après la loi, la réponse dématérialisée est impérative pour les appels d’offres valorisées de plus de 25000 euros.

  • On doit déposer l’ensemble de dossier de la candidature sous forme numérique.
  • On doit signer la candidature électroniquement sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur.
  • On peut remettre l’offre par voie postale ou en mains propres, pour les offres valorisées de moins de 25000 euros

Analyser le résultat après attribution

Bien évidement, répondre à un appel d’offre ne signifie pas de le remporter à tous les coups. En fait, le rejet de l’offre fait une grande partie du jeu. C’est pour cela, il doit faire objet de réflexion dans l’objectif d’améliorer les futures candidatures.

  • Une fois l’attribution du marché effectuée , on doit commencer à analyser les résultats afin d’adapter les réponses futures .
  • Les candidatures et les offres non conformes sont à éliminer, étant donné qu’il existe des possibilités de régularisation.
  • Les candidatures peuvent faire l’objet de demandes de compléments.

Tout dépend de la procédure du marché, le demandeur n’est pas obligé d’afficher ses motivations. En lui en demandant, ça permet de mieux comprendre l’objet de sa décision et d’en dégager les conclusions pour les futures réponses.  

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